Le taux de participation est calculé en divisant le nombre moyen de formulaires soumis durant les jours ouvrables d’une période donnée (en excluant les fins de semaine et les jours fériés) par le nombre moyen de pharmaciens dont la présence au travail est attendue durant cette même période.

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Les présences attendues sont déterminées par le chargé de projet à partir de l’horaire d’une semaine type de travail. Les présences réelles des pharmaciens peuvent être légèrement différentes des présences attendues au quotidien, en raison d'absences imprévues, par exemple. De même, les affectations normales des pharmaciens peuvent varier durant les périodes de vacances. Ainsi, il a été estimé qu’en moyenne 10 % des pharmaciens normalement attendus au travail étaient absents et non remplacés.

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En résumé, le taux de participation est approximatif mais relativement significatif lorsqu’il est calculé sur une période de plusieurs mois. Il donne ainsi un ordre de grandeur de la participation des pharmaciens à la collecte de données et est fort utile pour orienter les décisions relatives au projet et interpréter les résultats.